Docuvita

docuvita Dokumentenmanagement

Mit Innovation zur perfekten Ablage

Das Dokumentenmanagement System speziell für die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen.

  •  leistungsstark, offen, anpassungsfähig durch neueste Technologie.
  •  ausbaufähig, erweiterbar, leicht konfigurierbar durch intelligente Konfiguration.
  •  bekannte, vertraute, leicht erlernbare Benutzeroberfläche durch Einhalten gängiger Standards.
  •  gesetzeskonform durch Einhaltung geforderter Standards

Dokumentenmanagement senkt Verwaltungskosten.

Mit dem Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) werden Geschäftsunterlagen und relevante Informationen ausschließlich in elektronischer Form aufbewahrt. Dokumente werden automatisch abgelegt und können später sehr schnell wiedergefunden werden. Mit DMS werden Aktenberge reduziert und Papierarchive überflüssig. Die automatische Dokumentarchivierung reduziert den Verwaltungsaufwand in der Regel so sehr, dass sich sämtliche Umstellungen auf eine papierlose Ablage bereits innerhalb eines Jahres amortisieren. Auch bisher getrennte Informationen werden im Dokumentenmanagement zusammengeführt. So lassen sich z.B. Office-Dokumente, Eingangspost, Belege und E-Mails gemeinsam übersichtlich verwalten.

Dokumentenmanagement optimiert Arbeitsabläufe.

Sofort nach der Ablage im System stehen die Dokumente unabhängig vom Standort allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung. Eine Mehrfachablage findet nicht mehr statt. Dokumente erreichen damit in Windeseile ihren Bestimmungsort und können – da sie in elektronischer Form vorliegen – wesentlich effizienter verteilt werden.

Dokumentenmanagement verbessert Kundenbeziehungen.

Stellen Sie sich vor, ein Kunde ruft an und hat eine Anmerkung zu einem Schreiben, das er letzte Woche von einem Ihrer Mitarbeiter erhalten hat. Dieser ist allerdings momentan nicht im Haus. Die Frage ist nun: Wo ist dieses Schreiben? Mit DMS finden Sie das gesuchte Dokument innerhalb von Sekunden. Sie können dem Kunden sofort qualifiziert antworten, weil das Dokument – egal ob E-Mail, Office-, Beleg- oder Scandokument – in der zentralen Ablage archiviert ist.